고객이 방문할 경우
1. 누구든 고객에게 먼저 인사하고 친절하게 맞이하겠습니다.
2. 고객이 방문하면 5분이상 기다리는 일이 없도록 하겠으며, 고객의 요구사항을 경청하여 신속.정확하게 업무를 처리하여 드리겠습니다.
3. 담당직원을 쉽게 찾을 수 있도록 각 사무실 입구에 직원의 사진과 담당업무가 표기된 좌석배치도를 부착하여 고객의 편의를 도모하겠습니다.
4. 담당자가 부재중일 경우에는 신속히 담당자에게 연락을 취하고, 고객을 5분이상 기다리지 않게 하겠습니다.
불가피한 상황으로 인해 담당자의 업무처리가 불가능할 경우에는 다른 직원이 업무를 처리하도록 하겠습니다.
고객을 방문하는 경우
1. 사전에 반드시 전화 등을 통해 방문 목적을 밝히고 시간 약속을 하겠습니다.
2. 방문의 목적과 내용이 명확하고 간결하게 전달될 수 있도록 사전에 준비하겠습니다.
3. 방문한 회사의 방문 규정에 부합하도록 행동하며 업무에 방해가 되지 않도록 하겠습니다.
4.업무를 마쳤을 땨애는 고객에게 감사의 인사를 함으로써 방문 일정을 종료하도록 하겠습니다.
전화응대
1. 모든 전화는 신호음이 3번이상 울리기 전에 신속하게 수신하여 고객이 친근함을 느낄 수 있는 인사말과 함께 자신의 소속, 성명을 명히 밝히도록 하며불가피한 사정으로 인해 수신이 늦었을 경우에는 반드시 이에 대한 양해를 구하겠습니다.
2. 명확하고 상세한 답변을 위해 항상 메모를 준비하겠습니다.
3. 고객의 문의 사항등에 대하여는 전화를 처음 받은 직원이 끝까지 안내하며 부득이 다른 직원에게 연결해야 할 경우에는 먼저 고객의 양해를 구한 후해당업무 담당자의 부서명, 성명, 전화번호를 알려드리겠습니다.
4. 고객이 원하는담당자가 부재중일 경우에는 고객의 전화번호 등을 포함한 메모를 담당자에게 전달하여 빠른 시간 내에 고객에게 연락이 닿을 수 있도록조치하겠습니다.
5. 고객과의 모든 업무가 종료된 후에는 추가문의사항등을 다시한번 묻고, 통화가 끝난 것을 확인한 후 수화기를 놓겠습니다.
고객을 맞이하는 자세
1. 업무를 수행함에 있어서 법령 및 규정이 정하는 제반절차를 준수하고 고객에게 불편.부당함이 없도록 하겠습니다.
2. 고객의 의견을 충분히 개진할 수 있는 기회를 공정하게 부여하고 정확한 정보와 서비스를 제공하겠습니다.
3. 모든 민원은 접수와 동시에 담당자에게 전달하여 빠른 시일내에 처리하고 그 결과를 통보해 드리겠습니다.
4. 접수된 민원의 처리기한을 다음과 같이 약속하겠습니다.
| 구분 |
상담민원 | 일반민원 | 제안민원 | 신고민원 |
| 처리기간 |
즉시 | 5일 | 14일 | 30일 |
5. 민원의 내용에 따라 정해진 처리기간을 지키지못하는 경우 반드시 처리기한 이내에 중간 처리상황을 고객에게 알려드리겠습니다.
6. 두 개 이상의 부서와 연관이 있는 복합 민원의 경우에는 별도의 담당자를 지정하여 관계부서와의 협조사항 처리등 모든 절차를 담당자가 직접처리하도록 하여 고객의 불편을 최소화 하겠습니다.
7. 최선의 서비스 제공을 위해 전문적 지식을 쌓도록 노력하겠습니다.
고객 불편에 대한 시정
1. 서비스 이용시 시정이 요구되거나 불편사항이 있으시면 진흥원 홈페이지 열린마당 게시판 등을 통해 언제든지 의견을 말씀해주시기 바랍니다.
2. 고객으로부터 불친절하거나 민원을 잘못 처리한 직원에 대한 신고가 접수되면, 담당 부서장이 확인하여 해당 직원으로 하여금 직접 사과 및 사후조치하도록 하고 재발 방지를 위한 교육을 실시하겠습니다.
3 서비스 개선을 위해 잘못된 점은 시정하고 지속적인 노력과 교육을 통해 서비스 수준을 향상시키겠습니다.
고객의 알권리 충족과 정보보호
1. 행정정보공개제도를 충실히 운영하여 고객의 알권리를 보장하고 행정의 투명성을 확보하겠습니다.
2. 모든 직원들이 고객의 개인정보를 해당 업무 이외의 다른 용도로 사용하지 않음으로써 정보유출로 인한 피해가 발생하지 않도록 하겠습니다.
3. 민원 처리와 관련하여 고객의 이익이 침해되지 않도록 민원과 관련된 모든 정보에 대해서는 철저히 비밀을 보장하겠습니다.
고객 여러분께 부탁드리는 말씀
1. 모든 고객은 친절하고 공정한 서비스를 제공받으실 권리가 있으므로 이를 적극적으로 행사하시기 바랍니다.
2. 익명 또는 가명으로 민원을 제출하실 때에는 회신이 어려우므로 반드시 신청인의 성명과 주소, 연락처를 정확히 기재해 주시기 바랍니다.
(타인과 관련된 진정이나 부패신고 등의 민원이 익명, 가명인 경우 처리해 드리지 않습니다). 또한 인터넷을 통한 의견제시의 경우에도 반드시 실명을 사용하여 주시기 바랍니다.
